La loi 25 et le Club de ornithologues de Québec (COQ)
Politique de protection des renseignements personnels
Notre engagement envers la confidentialité des renseignements personnels
Le Club des ornithologues de Québec (nommé aussi le Club et le COQ) s’engage à maintenir la confiance de ses membres et à suivre la politique de confidentialité suivante afin de protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’il recueille, détient, utilise ou communique conformément à la législation applicable. Cette politique explique nos pratiques quant aux renseignements personnels que nous recueillons lorsqu’une personne adhère comme membre, lorsqu’elle se procure un produit ou un service ou lorsqu’elle visite notre site web au www.coq.qc.ca (le « site Internet »).
Portée de la politique
Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., c. P-39.1 et toute autre loi applicable.
Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Le Club ne recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation de nos activités et de nos services ainsi qu’aux fins identifiées à la présente politique, notamment :
- L’adhésion comme membre auprès du Club : nom, adresse de résidence, date de naissance, numéro de téléphone, adresse de courriel.
- Les communications entre le Club et les membres : nom, adresse de courriel, numéro de téléphone.
- Implication à titre d’administrateur du Club et organismes contrôlés : nom, adresse de résidence, adresse courriel et numéro de téléphone.
Lors de la navigation sur le site Internet : certaines informations sont automatiquement recueillies. Nous vous invitons à consulter la section relative aux témoins ci-dessous.
Nous prenons des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.
Les mesures de sécurité
Tous les renseignements personnels recueillis sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au Québec. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans le pays où est situé le serveur. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique.
De plus, tous les renseignements personnels transmis lors de visites sur le site Internet sont cryptés. Il est donc impossible à quiconque de les intercepter et ils demeurent strictement confidentiels. L’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page sur laquelle vous effectuez vos transactions est protégée par le protocole SSL (Secure Sockets Layers).
Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre organisation dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
Nous veillons à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.
Seuls les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités organisées par le Club ont accès à vos renseignements personnels pertinents à l’accomplissement de leurs tâches.
Le Club pourrait être obligé de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables, par exemple, à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.
Nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées aux paragraphes ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement.
Nous ne vendons notre liste de membres à aucune entreprise ni ne l’échangeons avec quiconque.
Les « témoins » (« cookies ») sur notre site Internet
Notre site Internet est géré par le Club au bénéfice des membres, des participants aux divers projets du Club et plus largement des personnes intéressées à soutenir sa mission. Aucune inscription n’est requise, mais l’accès à certaines parties du site (par exemple, l'espace membre) est limité aux membres.
Vous pouvez visiter le site Internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans nous révéler de renseignements personnels.
À l’ouverture du site, nous affichons une fenêtre vous demandant de choisir vos préférences quant à l’utilisation de ces témoins. Lorsque vous avez fait un choix, celui-ci est conservé pendant une période d’un an sur ce navigateur (à moins de détruire manuellement les témoins).
Les témoins sont des morceaux d’information qui vous sont envoyés par un site Internet lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre navigateur pour garder des traces de votre visite. Nous pouvons utiliser des témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser l’utilisation que vous faites de notre site Internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Liens vers les sites externes
Le site Internet exploité par le COQ peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires) qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Le Club ne sera en aucun cas responsable des usages des renseignements personnels effectués par les sites Internet tiers.
L’accès à vos renseignements personnels
Nous permettons à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par nous de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui serait inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par courriel avec la personne responsable ci-dessous identifiée. Nous répondrons à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait une telle demande.
Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.
Plainte
Dans un objectif de maintenir et d’améliorer la qualité de ses services, le Club offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par courriel avec la personne responsable ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants:
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse postale ou adresse de courriel;
- Motifs de la plainte.
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. Le Club accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception. Le Club répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.
Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Yves Blouin, trésorierClub des ornithologues de Québec
Courriel : yblouin@coq.qc.ca
Modification de la Politique
La présente politique pourra être modifiée par le COQ en tout temps. Les modifications à la présente politique entreront en vigueur dès leur publication sur le site Internet du Club.
Entrée en vigueur : juin 2025.
